Det här säger den uppdaterade Bokföringslagen
Sedan 1 juli 2024 behöver du inte längre ha ett pappersoriginal till din digitala räkenskapsinformation – oavsett hur du tar emot det.
Grundregeln är att all räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Exakt när du kan slänga underlag beror dock på flera faktorer, som hur ditt räkenskapsår ser ut samt om du har underlag i fysiskt eller digitalt format.
Enligt bokföringslagen ska all räkenskapsinformation sparas “i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.” Det innebär att om du har brutet räkenskapsår som avslutades 30/6 2023 får du tidigast slänga underlagen den 1/1 2031, det vill säga 7 år och 6 månader senare.
Räkenskapsinformation ska också sparas i dess ursprungliga form. Får du in en faktura på papper ska du alltså spara den på papper och får du en faktura elektroniskt ska den sparas elektroniskt.
Till räkenskapsinformation räknas exempelvis underlag såsom kvitton, fakturor, in- och utbetalningar, låneavier, bankinsättningsuppgifter, avtal (t ex hyresavtal) etc.
I regel ska alla mottagna uppgifter användas som verifikationer, även om du bara tar emot enstaka uppgifter och själv kompletterar med egna uppgifter för att uppfylla de krav på en verifikations innehåll som anges i bokföringslagen.
För mer information hänvisar vi till Skatteverket, där du kan läsa mer om Bokföringslagen
Hur länge måste man spara bokföring?
Tidigare fanns det en särskild skrivning om arkiveringen av originalhandlingar på papper. Den skulle sparas i minst tre år. Denna slopas helt i den uppdaterade lagen. En av anledningarna till att pappersoriginal “bara” behövde sparas i tre år, är att det fanns en risk att underlagen blir oläsbara över tid.
Den uppdaterade lagen innebär att så länge du har digitaliserat all räkenskapsinformation, kan du strunta i att arkivera originalhandlingar i pärmar.
Det enda du alltså behöver hålla koll på är att din all räkenskapsinformation sparas i 7 år.
Digitala och elektroniska underlag
Idag är det mer regel än undantag att du som företagare hanterar din bokföring elektroniskt och digitalt. Elektroniska underlag ska fortsatt sparas i sju år men möjligheten till digital arkivering har förändrat regelverket något.
Elektroniska underlag
Tar du emot en faktura enbart i elektronisk form behöver du inte skriva ut en papperskopia. Du kan självklart göra det för din egen skull men en sparad kopia i papper får inte ersätta ett elektroniskt original. Digitala underlag ska sparas och arkiveras i digitalt format och ska sparas i sju år.
Underlag i pappersform och digitalt
Om du tar emot ett underlag i både pappersform och elektroniskt format, samtidigt eller i nära anslutning till varandra, får du välja i vilken form du vill arkivera det. Väljer du att spara det elektroniska underlaget kan du, i det här fallet, slänga pappret. Det elektroniska underlaget ska sparas i sju år.
Skannade eller fotade fakturor och underlag
Tar du emot ett underlag i pappersform, till exempel ett kvitto eller en faktura, och sen väljer att skanna underlaget och ladda upp det i ditt bokföringsprogram har du tidigare behövt spara det fysiska underlaget i tre år., från den 1 juli 2024 är det ändrade regler (vilket Regeringen beslutade om den 22 maj 2024). De nya reglerna innebär att om du sparar räkenskapsinformation i digitalt format kan du välja att kasta originalet och du behöver inte lägga resurser på att spara och förvara papperskvittot. Det elektroniska underlaget behåller du och sparar sedan i minst sju år.
Fördelar med att digitalisera sin bokföring i stället för att fortsätta spara bokföring i pappersformat
- Slipp blekta papper.
Därmed också risken för att underlagen inte går att läsa. Lagen säger dock fortfarande att all räkenskapsinformation ska vara “överskådlig” och i “ordnat skick”. Detta blir lättare och säkrare att få när det är i elektronisk form. - Slippa att ha olika format.
Genom att enbart att spara bokföringen i elektronisk form, blir det lättare att fokusera på att hålla god ordning på ett ställe.
